電子帳簿保存法：ショッピングサイトの購入履歴は電子取引データの保管になるのか。
- 2021.11.22
こんにちは。 税理士の堀です。
インターネットショッピングサイト(Amazon、楽天、Yahoo!ショッピング、モノタロウ)では、自分の購入履歴データを過去に遡って確認できます。
これをもって電子取引データの保管とすることはできるでしょうか。
結論から言うと、次に挙げるようなサイトがほとんどで、残念ながら保存要件のうち検索性要件を満たしていないと考えられます。
・取引年月日で検索できる必要があるが、年あるいは年月でしか検索できない。
・取引金額による検索ができない。
・サイトの画面からは検索できず、データを切り出す必要がある。
・2つ以上の項目による検索ができない。
保管はされているが、電子帳簿保存法が求める要件を満たしていないので、法律上の電子取引データの保管にはならないということになります。
また、長期間の保存が保証されていないことから、保存期間の要件も満たしているとはいえないと考えられます。
★R4,1までに、それぞれのサイトで改善される可能性はありますが、現状は別の方法を考えなければならないといえます。
では、備品購入時の領収書等をどのように保存すればいいのか具体的に考えてみようと思います。
＜例＞Amazon（一般消費者）で備品をクレジット購入した場合
◇訂正削除の防止に関する事務処理規程を策定、運用、備付け（規４①四）の方法による保存を前提
Amazonの「注文履歴」で購入した商品右上の「領収書等」をクリックすると以下の2つが表示されます
・請求書
・領収書／購入明細書
上記のうち、上の請求書がPDF形式になっております。
これに「日付」「相手先」「金額」の３項目をファイル名・フォルダ名等に付けるような形で保存をするという方法が妥当なのかと思います。
※規定の作成が必要です。
早く、インターネットショッピングサイトで改善されることを望みます。
